Le processus KYC permet aux entreprises de garantir l'intégrité du système financier en toute confiance et de se conformer aux obligations légales et réglementaires qui sont imposées à toute institution financière. Il est essentiel de disposer d'outils garantissant que vos clients potentiels sont exactement la personne qu'ils prétendent être. Comment fonctionnent les contrôles KYC ? Que doivent faire les entreprises pour s'y conformer ? Et quels sont les risques encourus si elles ne le font pas ?
Dans cet article, nous expliquons brièvement le processus KYC en ce qui concerne la vérification de l'identité, y compris les éléments clés et les raisons pour lesquelles le KYC est si important dans ce domaine.
KYC est l'acronyme de Know Your Customer (Connaissance du client). Il est utilisé pour vérifier l'identité des clients dans toute une série de cas d'utilisation, comme la signature de documents, les processus d'embauche, la création de comptes de vendeurs sur les marketplaces ou de comptes de jeux d'utilisateurs, et la demande de produits et de services financiers. Le KYC prescrit les étapes à suivre pour vérifier l'identité du client en fonction du risque potentiel associé à la fourniture de services ou à la réalisation de transactions avec lui, afin de lutter contre la fraude et d'empêcher le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et les activités illicites. Le KYC contribue également à maintenir l'intégrité des institutions et des marchés internationaux et permet aux entreprises et aux consommateurs d'effectuer des transactions en toute sécurité.
Le KYC est un sous-ensemble de la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment d'argent (Anti-Money Laundering ou AML) et constitue un processus obligatoire pour de nombreuses entreprises lors de l'accueil de nouveaux clients et de manière continue.
Si votre entreprise est tenue de se conformer à la réglementation KYC, mais qu'elle ne le fait pas, elle s'expose à de très graves conséquences, notamment à de lourdes amendes et à une responsabilité pénale, entre autres.
Pour se conformer au principe KYC, les entreprises doivent collecter et examiner des informations et des documents permettant de vérifier l'identité de leurs clients. Ces exigences peuvent varier en fonction de la région ou du secteur dans lequel votre entreprise exerce ses activités, mais elles comprennent souvent les éléments suivants :
Si une personne ne remplit pas les conditions d'une vérification KYC, vous devez refuser de lui fournir vos services.
Voici comment le KYC est utilisé dans différents secteurs :
Les nouveaux développements et les innovations dans l'espace Fintech ouvrent la porte à des opportunités pour leurs clients. Cependant, elles peuvent aussi en faire une cible attrayante, plaçant les Fintechs en première ligne de la défense contre la criminalité financière. Heureusement, elles peuvent s'appuyer sur une combinaison de nombreux outils de vérification avancés, notamment la biométrie et la reconnaissance optique de caractères avancée.
Comme elles traitent directement les comptes, l'argent et un volume élevé de transactions, les institutions financières, notamment les banques et les compagnies d'assurance, ainsi que les fintechs, ont un niveau de responsabilité important lorsqu'il s'agit de lutter contre la criminalité financière. Ainsi, les réglementations financières sont généralement les premières à refléter les nouvelles exigences en matière de KYC. Il est essentiel pour toutes les sociétés de services financiers de surveiller l'activité, de vérifier la source des transactions importantes ou suspectes et de gérer des dossiers détaillés.
En raison de l'importance des sommes en jeu dans l'immobilier, le risque de blanchiment d'argent est réel. Les sociétés immobilières sont tenues, en vertu des règles KYC et AML, de vérifier que l'argent utilisé pour investir dans l'immobilier est traçable et ne provient pas d'une source criminelle.
Les sociétés de jeux en ligne doivent vérifier l'identité, l'âge, la localisation et l'origine des fonds des joueurs afin de s'assurer que leurs services ne sont pas utilisés pour des activités illégales. Cela permet de protéger à la fois l'entreprise et les joueurs en instaurant un climat de confiance et en garantissant la sécurité des informations personnelles de ces derniers.
Étant donné qu'ils traitent de nombreuses données confidentielles sur les clients, ainsi que d'importantes sommes, les services juridiques risquent d'être la cible d'activités criminelles. Pour maintenir la confiance dans le système juridique et atténuer les risques éventuels, les cabinets juridiques devraient procéder à une vérification KYC complète de l'identité de tous leurs clients.
Les mesures que vous devez prendre pour répondre aux exigences en matière de KYC varient en fonction du secteur et de la géographie, mais ont le même objectif : vérifier et évaluer avec précision le niveau de risque présenté par une personne ou une entreprise. Voici quelques exemples:
Un programme d'identification des clients (CIP) est une exigence des États-Unis selon laquelle les institutions financières doivent vérifier l'identité des personnes souhaitant effectuer des transactions financières avec elles. Il s'agit d'une disposition de la loi USA Patriot Act. Les institutions concernées doivent vérifier l'identité de toute personne qui effectue certains types d'opérations auprès d’elles. Il peut s'agir, entre autres, de demander des produits et services réglementés, comme une demande de prêt, ou de créer un certain type de compte d'utilisateur, comme devenir vendeur sur une marketplace.
Pour répondre à cette exigence, l'utilisateur doit fournir son nom, sa date de naissance, son adresse et son numéro d'identification. En tant qu'entreprise, vous pouvez ensuite comparer ces informations à des documents ou à des enregistrements officiels provenant de bases de données publiques afin de vérifier l'authenticité des informations fournies dans un délai raisonnable.
Le terme "Customer Due Diligence" (CDD) est généralement utilisé pour décrire les évaluations et les mesures qui doivent être prises à l'égard de certains clients dans l'EEE et au Royaume-Uni, conformément à la législation relative à la lutte contre le blanchiment d'argent. Les clients à haut risque peuvent alors être soumis à un examen plus approfondi que ceux qui présentent un niveau de risque moins important.
Par exemple, si le client présente un niveau de risque moyen, une entreprise devra procéder à un contrôle préalable standard (Standard Due Diligence) avant de l'intégrer. Il s'agira de vérifier l'identité du client à l'aide de procédures standards et d'une source fiable et indépendante. En revanche, si le client opère dans une juridiction ou une entreprise à haut risque, par exemple, vous devrez procéder à un contrôle préalable renforcé (Enhanced Due Diligence). Cela signifie que vous devez lui demander de s'identifier davantage et de fournir des informations plus détaillées sur l'origine de ses fonds, la nature de ses activités commerciales et les motifs de ses transactions.
Il existe deux niveaux de CDD :
Pour être efficace, un programme CDD doit :
Les contrôles KYC ne sont pas terminés dès que votre client est accepté. Vous devez surveiller vos clients en permanence en continuant d'examiner leurs transactions et leurs comptes à la recherche d'activités suspectes. La fréquence et l'étendue de ce suivi dépendent du niveau de risque du client.
Les meilleures pratiques consistent à maintenir tous les dossiers à jour, à vérifier que le type de transactions et les montants reçus correspondent aux activités pour lesquelles le compte est utilisé et à s'assurer que le niveau de risque et les mesures utilisées sont adaptés au client.
Les documents KYC sont des documents formels qui vérifient le nom et l'adresse d'un client. Certains clients peuvent également être tenus de fournir une preuve de leurs revenus s'ils demandent certains produits ou services. En général, un client doit fournir séparément un justificatif d'identité (proof of identity, POI) et un justificatif de domicile (proof of address, POA).
Les justificatifs d'identité peuvent être les suivants :
Le justificatif de domicile peut être l'un ou l'autre des documents suivants :
Les justificatifs de domicile doivent mentionner le nom du client et avoir été délivrés dans les trois mois précédant la demande.
Les documents attestant des revenus peuvent être les suivants :
Les contrôles KYC sont essentiels pour s'assurer que les clients sont bien ceux qu'ils prétendent être. Ils protègent toutes les personnes impliquées dans une relation d'affaires en les mettant à l'abri de la fraude financière, de la corruption et du financement du terrorisme. Ils permettent également à votre entreprise de répondre aux exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, qui contribuent à la lutte contre la fraude. Le KYC préserve l'intégrité des institutions et des marchés internationaux et permet aux entreprises et aux consommateurs d'effectuer des transactions en toute sécurité.
Grâce aux solutions numériques, il n'a jamais été aussi facile pour les entreprises de répondre à leurs exigences en matière de connaissance du client, et cela présente certains avantages :
Des processus KYC adaptés permettent d'intégrer rapidement les nouveaux clients, ce qui est excellent pour instaurer la confiance et maintenir des relations durables entre les entreprises et les clients. Ces processus peuvent parfois être menés rapidement via des appareils mobiles, ce qui optimise l'expérience client.
Les exigences en matière de KYC varient d'un pays à l'autre. Elles vous aident à assurer votre sécurité et celle d'autres entreprises, ainsi que celle de vos clients, lorsque vous exercez des activités financières, où que vous soyez.
La confiance est essentielle à la réussite des relations commerciales. En éliminant les faux acteurs, les procédures KYC aident toutes les parties à faire des affaires en toute confiance et à comprendre que toutes les personnes impliquées sont sincères. Par exemple, Airbnb a récemment introduit l'obligation pour tous les utilisateurs de vérifier leur identité, ce qui contribue à instaurer la confiance et à améliorer l'expérience d'utilisation du site pour tous les hôtes et invités authentiques.
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