Durch die Automatisierung des Kontenabgleichs können Unternehmen ihren Payment-Prozess modernisieren, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, Risiken zu mindern und bessere Daten für strategische Entscheidungen zu identifizieren.
Fragt man einen Controller nach einer unbeliebten Aufgabe, erhält man wahrscheinlich in neun von zehn Fällen die gleiche Antwort: Forderungsmanagement.
Es überrascht nicht weshalb – der Abgleich von Zahlungseingängen wird in vielen Unternehmen als wesentliche, jedoch alltägliche Aufgabe angesehen, die nur wenig Mehrwert bietet: eine simple Aufgabe also, um die Buchführung zu abschließen. Der Prozess hat deshalb bisher nur sehr wenig Aufmerksamkeit und Investitionen erhalten. Tatsächlich verhält sich der Abgleichs-Prozess seit Jahrzehnten unverändert. Mit anderen Worten, er wird noch immer manuell durchgeführt, ist mühsam und fehleranfällig.
Diese veraltete Denkweise führt zu einer Fehleinschätzung der positiven Auswirkungen, die ein automatisierter und effektiver Zahlungsabgleich in modernen Unternehmen haben kann.
Untersuchungen der Aberdeen Group ergaben beispielsweise, dass Unternehmen, die noch immer manuell abgleichen, acht Arbeitstage im Monat für diesen Prozess aufwenden. Bei einem durchschnittlichen Jahresverdienst eines Debitorenmanagers in Großbritannien von 30.000 £ entspricht diese Zeit fast 10.000 £ an Ressourcenkosten pro Jahr – und das nur für einen Vollzeitmitarbeiter. Wenn es ein ganzes Team gibt, was oft der Fall ist, können sich die Kosten für den Prozess schnell auf Hunderttausende von Pfund belaufen.
Dieselbe Studie zeigt auch, dass Unternehmen, die von den Teams für Abgleiche aufgewendete Zeit, um die Hälfte oder sogar noch weiter reduzieren können, was zu erheblichen Kosteneinsparungen durch den automatisierten Prozess führt.
Aber hier es geht um mehr als Kosteneinsparungen. Diese werden natürlich vom CFO mit der Überprüfung der Zahlungsprozesse ins Auge gefasst, wird der Zahlungsabgleich jedoch nur mit dem Blick auf die Kosteneinsparungen betrachtet, vergisst man die umfassendere Wirkung, die ein optimierter Prozess auf die Rentabilität und finanzielle Gesundheit des Unternehmens haben kann.
Sehen wir uns einige der Vorteile an, die Unternehmen bei der Automatisierung und Optimierung ihrer Abgleichs-Prozesse festgestellt haben.
Diese fünf Hauptvorteile, sehen wir üblicherweise, wenn wir gemeinsam mit den Unternehmen Zahlungsprozesse optimieren:
Den Zahlungsabgleich zu optimieren spart Zeit und setzt Ressourcen frei. Prozesseffizienz spart dem Unternehmen Kosten und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aktivitäten zu konzentrieren. Dies wird durch die Automatisierung und Digitalisierung des Kontenabgleichs, die Vereinfachung von Straight-Through-Prozessen und die Reduzierung menschlicher Eingriffe ermöglicht.
Der manuelle Zahlungsabgleich ist oft fehlerhaft. Selbst dem besten Debitorenmanager kann mal ein Tippfehler passieren, Irren ist eben menschlich. Im besten Fall können diese Fehler nach einiger Zeit identifiziert und behoben werden. Im schlimmsten Fall können sie dazu führen, dass Unternehmen falsche Berichte erstellen oder Entscheidungen mit ungenauen Daten treffen – in jedem Fall hat das negative Folgen. Eine Automatisierung wird das Risiko von Fehlern nicht eliminieren, kann es jedoch erheblich reduzieren. Mit dem Ergebnis, dass Unternehmen wesentlich mehr Vertrauen in die Genauigkeit ihrer Berichte und in die Verwendung der Daten für strategische Entscheidungen haben können.
Schnelle Handlungsfähigkeit ist das Markenzeichen eines modernen Unternehmens. Dies ist besonders beim Schutz des Unternehmens vor Betrug und finanziellen Verlusten wichtig. Ein automatisierter Zahlungsabgleich ist zwar kein Wundermittel, verhilft Unternehmen jedoch dabei, Betrugsfälle schneller zu erkennen. Dies liegt daran, dass der Abgleich auf manueller Ebene nur monatlich erfolgt, während Unternehmen mit automatisierten Prozessen täglich oder sogar innerhalb eines Tages abgleichen können.
Ein direkter und genauer Abgleich hilft Unternehmen, den Überblick über Zahlungseingänge zu behalten und den Cashflow zu optimieren. Dies ist für die finanzielle Gesundheit jedes Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen arbeiten mit geringen Margen, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass Gelder bei Fälligkeit direkt eingehen. Genaue und zeitnahe Kontenabgleiche können Unternehmen stärken und dabei helfen, potenzielle Probleme zu vermeiden.
Aussagekräftige Daten sind die Basis für Business Intelligence und smarte Entscheidungsfindung. Ein effektiver Kontenabgleich basiert darauf, wie Daten erfasst und weiterverarbeitet werden. Der Prozess kann daher viele Einblicke zur Performance liefern und zu effizienteren Zahlungen führen. Der Kontenabgleich kann hier zu einem strategischen Vorteil verwendet werden, indem Zahlungstrends, Kundenpräferenzen und -gewohnheiten sowie Risikofaktoren offengelegt werden. Wenn der Zahlungsabgleich auf Legacy-Systemen und veralteten Praktiken aufbaut, können wichtige Informationen verloren gehen. Ist der Prozess jedoch optimiert, gelangen Informationen zum Vorschein, die von Datenanalysen optimal verwertet werden können.
Wenn eine Automatisierung des Zahlungsabgleichs so viele Vorteile bietet, stellt sich doch die Frage: Weshalb wird dies in Unternehmen nicht weiter fokussiert? Hier gibt es verschiedene Gründe, warum Unternehmen noch immer mit einem manuellen Abstimmungsprozess arbeiten:
Einige der ersten Hürden, die es zu bewältigen gilt, sind oft mangelnde Kenntnis und die Angst vor Veränderungen. Interne Teams aus Finanz, IT, Buchhaltung und anderen Abteilungen können in ihren Techniken festgefahren und an manuelle Prozesse und Tabellen gebunden sein. Da der Kontenabgleich schon immer auf eine bestimmte Art und Weise durchgeführt wurde, glauben viele, dies sei der einzige Weg für ihr Unternehmen. Anderen fehlt möglicherweise der Wille zur Veränderung, da sie davon ausgehen, es wäre zu schwierig, kostspielig, oder weil sie nicht wissen, an wen sie sich wenden können.
Die Einstellung, dass die Technologie den Anforderungen des Zahlungsabgleichs nicht gewachsen sei, ist eine weitere interessante Blockade in vielen Unternehmen. So glauben etwa 44 % der von der Aberdeen Group befragten Führungskräfte, dass ein automatisiertes System mit der Komplexität und dem Umfang ihrer Daten nicht funktionieren würde. Ähnlich antworten 44 %, dass ein Systemwechsel das Risiko einer Unterbrechung der bestehenden Prozesse nicht aufwiegen würde.
Dies sind jedoch Missverständnisse, da eine Optimierung des Kontenabgleichs die operative und finanzielle Effizienz signifikant steigert. Auch die Technologie ist heutzutage kein Hindernis mehr für eine Anpassung. Die von modernen Zahlungsanbietern entwickelten Technologien sind ohne weiteres in der Lage, komplexeste Daten der Unternehmen zu verarbeiten und sie auf jede gewünschte Weise darzustellen. Durch die Verbindung an APIs, machen es diese Zahlungslösungen möglich, erhebliche Leistungssteigerungen einfacher und kostengünstiger zu erzielen. Die Automatisierung dieser Prozesse ermöglicht es dir außerdem aufschlussreiche Zahlungsdaten und Berichte freizuschalten.
Der Kontenabgleich wird viel zu oft als eine unwichtige Aufgabe der Buchhaltung abgetan: als etwas, das eben jedes Unternehmen tun muss. Nur wenige sehen die Gelegenheit darin, das Endergebnis deutlich zu steigern. Das ist ein Fehler, denn wie wir gesehen haben, ist der Zahlungsabgleich eine wichtige Unternehmensfunktion mit großem Vorteil, wenn er gewissenhaft und mit strategischem Nutzen der Zahlungsdaten durchgeführt wird. Unternehmen sollten hier vorangehen, Prozesse modernisieren und diese als weiteres Instrument nutzen, um Kosten zu senken, Risiken zu mindern und das Wachstum anzutreiben.
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Seb Putman is an Associate Product Manager at Checkout.com
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