Worauf sollten Sie während Ihrer ersten 90 Tage als Head of Payments den Fokus legen, und wie können Sie die richtige Basis schaffen?
Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal im Bereich Payments tätig sind, aus einer anderen Abteilung kommen oder die Position in einem neuen Unternehmen übernehmen: Ihre ersten Monate bestimmen, wie Sie wahrgenommen werden. Dieser Artikel verbindet praktische Tipps mit wertvollen Einblicken von Branchenexperten, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und sowohl sich als auch Ihr Team auf langfristigen Erfolg ausrichten können.
Sie müssen nicht alles über Nacht umkrempeln. Sie müssen jedoch Glaubwürdigkeit vermitteln, erste Erfolge erzielen und damit beginnen, die nächsten Schritte zu planen.
Es ist wichtig, von Anfang an mit Fokus zu führen. Zahlungen haben sich von einer Backoffice-Funktion zu einem strategischen Wachstumsmotor entwickelt. Manche Unternehmen haben sogar die Position eines Chief Payments Officer eingeführt, was die zunehmende Bedeutung der Zahlungsabwicklung für die Gesamtstrategie widerspiegelt.
Was Sie in den ersten 90 Tagen tun, bestimmt, wie Sie wahrgenommen werden, welchen Einfluss Sie haben und welchen Beitrag Sie leisten. Wenn Sie die ersten 90 Tage richtig gestalten, bauen Sie sich den Ruf auf, echte Leistung zu ermöglichen.
Unabhängig davon, ob es sich um Ihre erste Position im Bereich Payments, eine Beförderung oder einen Wechsel zu einem neuen Unternehmen handelt – die Frage bleibt dieselbe: Worauf sollten Sie sich konzentrieren, und wie legen Sie die richtigen Grundlagen?
Das ist Ihr Leitfaden für einen erfolgreichen Start. Seien Sie neugierig. Hören Sie zu. Lernen Sie. Bauen Sie Vertrauen auf. Priorisieren Sie das Wesentliche. Treiben Sie den Fortschritt voran. Und legen Sie eine Vision fest, hinter der Ihr Team stehen kann.
In Ihrem ersten Monat geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen und eine Richtung vorzugeben. Zahlungen spielen in fast allen Unternehmensbereichen eine Rolle – von der Finanzabteilung und dem Produktmanagement über Betrugsprävention und Compliance bis zum Kundenerlebnis. Der Erfolg beruht hier weniger auf persönlicher Leistung, sondern auf kooperativer Zusammenarbeit.
So nutzen Sie Ihre ersten 30 Tage optimal:
Vereinbaren Sie Einzelgespräche mit Ihrem Team und Ihren wichtigsten Partnern. Stellen Sie offene Fragen:
Diese Gespräche decken verborgene Herausforderungen auf und zeigen Ihrem Team, dass ihre Meinung zählt. Durch diese ersten Kontakte erhalten Sie ein klares Bild von der Teamdynamik und können rechtzeitig erkennen, wo Kommunikation oder Zusammenarbeit verbessert werden müssen.
Jedes Unternehmen funktioniert anders. Beobachten Sie genau, wie in Ihrem Unternehmen Entscheidungen getroffen werden, wer Einfluss hat und wie Informationen ausgetauscht werden. Strategiepräsentationen und Leitbilder vermitteln eine Richtung, doch die wahre Unternehmenskultur zeigt sich im Alltag:
Fragen Sie Ihre Kollegen, was Ihnen wichtig ist, wie sie zusammenarbeiten und wo Prozesse ins Stocken geraten. Je besser Sie die internen Strukturen verstehen, desto gezielter können Sie Zahlungen als Quelle für Erfolg und Wachstum einsetzen.
Am Anfang ist die Versuchung groß, sich mit schnellen, großen Veränderungen beweisen zu wollen. Nehmen Sie sich stattdessen Zeit zum Zuhören. Sprechen Sie mit Ansprechpartnern aus verschiedenen Abteilungen – etwa Produktmanagement, Marketing, Vertrieb und Finanzen – darüber, was gut funktioniert, wo es Herausforderungen gibt und welche Verbesserungen sie sich wünschen.
Chris Uriarte, Partner bei Glenbrook Partners, stellt klar:
„Fast alle Erfahrungen im Bereich Payments werden in der Praxis gesammelt – es gibt immer noch kein Studium dafür. Man muss also lernbegierig sein. Lesen, lesen, lesen. Wissen aufsaugen wie ein Schwamm.“
Neugier ist Ihr wichtigstes Instrument. Nutzen Sie Ihre Neugier, um Spannungen aufzudecken, Beziehungen zu verstehen und zu erkennen, wo veraltete Systeme das Wachstum behindern könnten.
Welche KPIs sind für Ihr Unternehmen am wichtigsten? Akzeptanzraten, Chargebacks, Kosten der Zahlungsabwicklung und Konversionsraten sind alles entscheidende Kennzahlen. Ermitteln Sie, wie Erfolg gemessen wird, und richten Sie Ihre Strategie an diesen Zielen aus.
Analysieren Sie frühere Performance-Berichte und tauschen Sie sich mit den Verantwortlichen für Finanzen und Unternehmensstrategie aus, um nachzuvollziehen, wie sich Payment-KPIs direkt auf das Geschäftsmodell auswirken. Ein Vergleich mit Branchen-Benchmarks kann Ihnen helfen, Verbesserungspotenziale rasch zu erkennen und Prioritäten so zu setzen, dass sie in der Führungsebene Anklang finden.
Carmen Caballero, Digital Payments Group Manager bei Nestlé, berichtet:
„Payment Performance ist einer unserer wichtigsten KPIs – insbesondere die Akzeptanz- und Autorisierungsrate –, weil wir unseren Kunden die bestmögliche Erfahrung bieten möchten.“
Jedes Unternehmen hat seine eigene Geschichte, und je früher Sie diese verstehen, desto schneller können Sie etwas bewirken. Beschäftigen Sie sich mit der Entstehung, der Strategie und den Werten des Unternehmens. Achten Sie darauf, wie das Unternehmen sich nach innen und außen darstellt. Sehen Sie sich frühere Payment-Reports und Transaktionsdaten an, um Trends, Unstimmigkeiten oder verpasste Chancen zu erkennen.
Nehmen Sie an unternehmensweiten Meetings teil, verfolgen Sie die Finanzberichterstattung und achten Sie auf Signale: Was wird gefeiert? Was wird hinterfragt? Was wird übersehen? Diese frühen Beobachtungen schärfen später Ihren Instinkt und helfen Ihnen, Zusammenhänge schneller zu erkennen sowie die Zahlungsprozesse dort zu positionieren, wo sie den größten Mehrwert bringen.
Wenn Sie die regulatorischen und technologischen Rahmenbedingungen – etwa PSD2, SCA, Identity Verification, Tokenisierung – verstehen, erkennen Sie Risiken frühzeitig und entdecken Chancen, die andere möglicherweise übersehen. Sie müssen nicht operativ tätig sein, aber gut informiert. Wenn Sie wissen, was möglich ist (und was nicht), können Sie schneller Fortschritte erzielen, Hindernisse überwinden und Vertrauen bei den Compliance- und Tech-Teams aufbauen.
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Mit dem zweiten Monat beginnt die Phase, in der Zuhören in Handeln übergeht. Sie haben sich ein Bild der Zahlungslandschaft gemacht; nun ist es Zeit, Strategie und Beziehungen zu verbinden und die Grundlagen für Veränderungen zu legen.
Zahlungen beeinflussen einige der wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens wie Umsatz, Marge, Working Capital und Kundenerlebnis. Deshalb ist die Abstimmung mit der Führungsebene unerlässlich.
Verbringen Sie Zeit mit dem CEO, dem CFO und den Vertriebsleitern, um zu verstehen, wie das Unternehmen Geld verdient, wo es wächst und wie Erfolg aussieht. Dieses Wissen wird Ihre Strategie verbessern und hilft Ihnen, die wichtigsten Initiativen zu priorisieren – sei es durch Betrugsreduktion, schnellere Zahlungen, höhere Konversionsraten oder den Eintritt in neue Märkte.
Je enger Sie die Zahlungsabwicklung mit den Unternehmenszielen verknüpfen, desto mehr Einfluss hat Ihre Strategie und desto einfacher wird es, Zustimmung, Budget und Unterstützung zu erhalten.
Ohne klare Kennzahlen ist es schwierig, Prioritäten zu setzen, noch schwerer, Fortschritte nachzuweisen, und fast unmöglich, Entscheidungen im Vorfeld zu beeinflussen. Legen Sie klare KPIs fest, die die operative Leistung direkt mit den Geschäftsergebnissen verknüpfen.
Das kann bedeuten, die Akzeptanzraten zu verbessern, Betrugsverluste zu reduzieren, die Konversion beim Checkout zu erhöhen oder die Zahlungsgebühren zu senken. Wichtig ist, dass Ihre Kennzahlen den geschäftlichen Mehrwert widerspiegeln und Fortschritte sichtbar machen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Ziele im gesamten Unternehmen bekannt sind. Wenn Führungskräfte sehen, wie Zahlungen das Wachstum vorantreiben, fällt es leichter, die notwendige Unterstützung zu erhalten.
Die meisten Zahlungsteams verlassen sich bei allem, von der Verarbeitung bis zur Betrugsprävention, auf Drittanbieter. Aber nicht jeder Partner passt zu den Zielen Ihres Unternehmens. Überprüfen Sie zu Beginn Ihrer Tätigkeit Ihr Netzwerk aus Partnern und Anbietern:
Die passenden Partner helfen Ihnen, immer einen Schritt voraus zu sein: Sie passen sich schnell an, wachsen mit Ihren Herausforderungen und übernehmen komplexe Prozesse.
Zu diesem Zeitpunkt haben Sie vermutlich ein klareres Bild davon, wo die Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt – sei es bei niedrigen Akzeptanzraten, manuellen Prozessen oder veralteten Tools zur Betrugsprävention. Probleme zu identifizieren, ist jedoch nur die halbe Miete. Die zweite entscheidende Aufgabe besteht darin, diese Erkenntnisse in handfeste betriebswirtschaftliche Argumente für Veränderungen zu verwandeln.
Konzentrieren Sie sich auf die Kennzahlen, die wirklich zählen: Akzeptanzraten, Performance der Zahlungsautorisierungen und Betrugsquoten beeinflussen alle zentrale Geschäftsergebnisse wie Umsatz, Marge, Kundenzufriedenheit und operative Effizienz.
Carmen Caballero bringt es auf den Punkt:
„Das Gute an Payments und Betrugsprävention ist, dass alles sehr datengetrieben ist. CFOs lieben Daten. Wenn Sie einen fundierten Business-Case präsentieren und zeigen, welches Potenzial bei den Basispunkten der Akzeptanzrate genutzt werden könnte, wird alles sehr klar. Alles lässt sich in Geld, in Umsatz übersetzen.“
Nutzen Sie diese Daten, um Stakeholdern aufzuzeigen, wo die Performance nicht ausreicht und was auf dem Spiel steht. Ob Sie neue Mitarbeiter vorschlagen, bessere Tools einsetzen oder einen Anbieterwechsel planen – formulieren Sie Ihr Vorhaben in wirtschaftlichen Begriffen, um Ihrem Plan mehr Überzeugungskraft und Wirkung zu verleihen.
Das Thema Payments betrifft zahlreiche Bereiche im Unternehmen – etwa Produktmanagement, Engineering, Compliance, Marketing und Finanzen. Jedes dieser Teams beeinflusst, wie das Zahlungserlebnis umgesetzt und wahrgenommen wird, betrachtet es jedoch möglicherweise nicht als Priorität.
Deshalb ist eine frühzeitige Zusammenarbeit so wichtig. Je besser Sie Ziele und Probleme anderer Abteilungen verstehen, desto effektiver können Sie sich anpassen und gemeinsam vorankommen.
Mit starken Verbündeten geht alles schneller. Sie beseitigen Hindernisse, erzeugen ein gemeinsames Verantwortungsgefühl und erhöhen die Chancen, dass Ihre Strategie tatsächlich umgesetzt wird.
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Im dritten Monat ist es an der Zeit, erste Fortschritte vorweisen zu können. Kleine, sichtbare Verbesserungen schaffen Vertrauen: Sie zeigen Ihrem Team und den Stakeholdern, dass Sie nicht nur Ziele setzen, sondern diese auch konsequent erreichen.
Sie haben inzwischen Bereiche identifiziert, in denen Zahlungen besser funktionieren könnten. Jetzt ist der Moment gekommen, zu handeln und zu zeigen, was Sie leisten können.
Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Kennzahlen: Reduzieren Sie die Abbruchrate beim Bezahlvorgang, verbessern Sie die Akzeptanzraten, verschärfen Sie die Betrugsbekämpfung und beschleunigen Sie die Zahlungsabwicklung. Das sind klare Hinweise dafür, dass Zahlungen den Umsatz steigern, Kosten senken und das Kundenerlebnis verbessern können.
Ihre Aufgabe in dieser Phase besteht darin, zu zeigen, wie es besser gemacht werden kann. Beseitigen Sie Hindernisse, die Transaktionen aufhalten. Identifizieren Sie kleine Änderungen mit großer Wirkung und sorgen Sie dafür, dass die Ergebnisse für Ihr Team, Ihre Kollegen und die Führungskräfte sichtbar sind.
Nachdem Sie sich nun Zeit genommen haben, sich mit internen Systemen und Strategien auseinanderzusetzen, ist es ebenso wichtig, den Blick nach außen zu richten. Eine fehlgeschlagene Transaktion, ein umständlicher Bezahlvorgang oder eine verspätete Rückerstattung können das Vertrauen erheblich beeinträchtigen. Wenn Sie mit der Einführung von Änderungen beginnen, betrachten Sie jede Entscheidung aus der Sicht des Kunden:
Dr. Lea Siering, Managerin bei Zalando Payments, stellt fest:
„Jedes Land hat seine bevorzugte Zahlungsmethode.“ Indem Sie diese Unterschiede erkennen und darauf reagieren, schaffen Sie ein erstklassiges Kundenerlebnis.
Und Andres Treviño, AVP Zone Payments Management bei L’Oréal, betont:
„Der Moment der Wahrheit ist, wenn Ihr Kunde auf ‚Zur Kasse‘ klickt. Wenn Ihre Kunden versuchen zu bezahlen und die Zahlung abgelehnt wird, springen 45 % von ihnen ab – der Kauf kommt nicht zustande.“
Für ein positives Kundenerlebnis sollten Sie die Zahlungsmethode anbieten, die der Kunde erwartet. Eine gute Autorisierungsstrategie sorgt dafür, dass abgelehnte Zahlungen richtig erfasst werden. Zuverlässige Betrugsprävention bedeutet, echte Kunden von Betrügern zu unterscheiden.
Wenn Sie erste Erfolge erzielen, ist es leicht, sich von neuen Funktionen oder Prestigeprojekten ablenken zu lassen. Doch langfristiger Erfolg beruht auf soliden Grundlagen. Ohne Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Compliance werden selbst die besten Optimierungsmaßnahmen eines Tages ins Stocken geraten.
Nutzen Sie diese Phase, um Ihre Systeme auf Herz und Nieren zu prüfen. Werden Zahlungen korrekt abgewickelt? Schützen Ihre Maßnahmen zur Betrugsprävention sowohl das Unternehmen als auch die Kunden? Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen?
Carmen Caballero unterstreicht, dass starke Grundlagen mit Transparenz beginnen:
„Sie müssen Daten zu allen KPIs einholen. Betrachten Sie den gesamten Funnel, identifizieren Sie Störungen und finden Sie heraus, wo Sie Kunden verlieren.“
Das ist entscheidend, denn falsche Sicherheitseinstellungen können echte Kunden blockieren und Umsatz kosten. Transparenz sorgt dafür, dass im gesamten Zahlungsprozess intelligente Entscheidungen getroffen werden können, vom Risikomanagement bis zur Unterstützung von Kundenpräferenzen.
Und während Sie sich auf die Performance und das Kundenerlebnis konzentrieren, dürfen Sie die Compliance nicht aus den Augen verlieren. Vorschriften entwickeln sich schnell weiter und es ist äußerst ressourcenintensiv, mit ihnen Schritt zu halten. Dr. Lea Siering meint dazu:
Eine Herausforderung, die uns alle betrifft, ist die zunehmende Komplexität der Vorschriften. Sie verschlingen viele interne Ressourcen und erfordern umfangreiche Dokumentation, Überprüfungen und Kontrollen.“
Wenn Sie jetzt solide Grundlagen legen, bauen Sie die nötige Resilienz auf, um künftig bessere Entscheidungen treffen zu können.
In dieser Phase sollten Sie den Führungskräften oder sogar dem Vorstand ein klares Update präsentieren können. Zeigen Sie, wie Zahlungen Mehrwert schaffen, wo Risiken bestehen und wo Ihre Veränderungen bereits Ergebnisse erzielen.
Seien Sie transparent und dynamisch, und stellen Sie die Verbindung zwischen Ihren Maßnahmen und den Ergebnissen her. Das ist der Moment, in dem Sie vom Beobachter zum aktiven Verantwortlichen werden – und beweisen, dass Zahlungen eine bedeutende Rolle in der Kernstrategie des Unternehmens einnehmen.
Nachdem Sie Vertrauen aufgebaut und erste Ergebnisse erzielt haben, ist es nun an der Zeit, eine längerfristige Zukunftsvision einzuführen. Ihre Strategie muss noch nicht endgültig sein, sollte aber die Richtung, die Ziele und die Übereinstimmung mit den Prioritäten des Unternehmens deutlich machen.
Ganz gleich, ob es um die Einführung von Netzwerk-Token, Investitionen in Betrugserkennung oder die Expansion in neue Märkte geht – jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um zu zeigen, dass Sie auf Skalierbarkeit setzen und nicht nur auf schnelle Lösungen.
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Die ersten 90 Tage dienen dazu, Vertrauen zu gewinnen und Erfolge sichtbar zu machen. Danach rückt die Skalierung in den Fokus. Mit zunehmender Anerkennung wächst auch Ihre Verantwortung, den Wandel einzuleiten, Veränderungen frühzeitig zu gestalten und die Zahlungsabwicklung langfristig als strategisches Instrument zu etablieren.
Leistungsstarke Payment-Teams sind auf Veränderungen ausgerichtet. Das bedeutet, dass Menschen aus verschiedenen Fachgebieten benötigt werden, darunter Technologen, Datenwissenschaftler, Fraud-Analysten, Compliance-Manager, Customer-Experience-Manager und zunehmend auch Experten für Kryptowährungen, Embedded Finance und KI.
Sie müssen nicht alle auf einmal einstellen. Aber Sie benötigen Weitblick. Welche Fähigkeiten werden in einem Jahr wichtig sein? Welche Struktur wird das Unternehmen bei der Expansion in neue Märkte oder der Einführung neuer Produkte unterstützen?
Carmen Caballero erklärt:
„Hier findet jeder seinen Platz: Vertragswesen, Datenanalyse, Innovation, Produktmanagement, Softwareentwicklung.“
Im Payment-Bereich werden Menschen gebraucht, die neugierig und anpassungsfähig sind und in unsicheren Zeiten zu Höchstleistungen auflaufen. Die erforderlichen Fähigkeiten werden sich ändern. Doch der Bedarf an Anpassungsfähigkeit, Fachwissen und funktionsübergreifendem Denken wird weiter steigen. Wenn Sie eine langfristige Strategie erstellen, sollten Sie hier ansetzen. Unser Artikel über den Aufbau eines großartigen Zahlungsteams beschreibt die wichtigsten Aufgaben – von der Datenanalyse bis zum Produktmanagement –, die Ihren langfristigen Erfolg bestimmen werden.
Bei Führung geht es darum, Menschen zum Erfolg zu verhelfen. In schnelllebigen, multidisziplinären Teams wie im Zahlungswesen heißt das, mehr als einen Karrierepfad anzubieten.
Allzu oft kommt der Aufstieg nur über das Management zustande. Leistungsstarke Teams sind jedoch dann erfolgreich, wenn sie unterschiedliche Entwicklungsmöglichkeiten bieten, sei es als technischer Spezialist, in funktionsübergreifenden Rollen oder als Teamleiter. Ihre Aufgabe ist es, Menschen so zu fördern, dass sie ihre Stärken bestmöglich einsetzen können.
Chris Uriarte fasst es so zusammen:
„Eine Führungskraft sollte eine Atmosphäre des Vertrauens und der Mitbestimmung schaffen. Sie müssen Ihrem Team und dessen Fähigkeiten vertrauen. Ohne Vertrauen werden Menschen sehr vorsichtig und zurückhaltend, was Innovation erschwert.“
Dieses Vertrauen bildet die Grundlage für Wachstum. Wenn Führungskräfte loslassen, übernehmen Teams die Verantwortung.
„Wenn eine Führungskraft glaubt, alle schwierigen Aufgaben selbst bewältigen zu können, ist ihr Team in der Regel nicht erfolgreich. Sie müssen Ihren Mitarbeitenden auch die Möglichkeit geben, Erfolge zu erzielen.“
Durch klar strukturierte und zugleich flexible Karrierepfade können Sie hervorragende Talente halten, fachliches Wissen innerhalb des Unternehmens aufbauen und eine Funktion entwickeln, die sich nachhaltig skalieren lässt.
Als Head of Payments geht Ihre Rolle über das reine Management der Funktion hinaus. Sie setzen sich dafür ein, dass Zahlungen als strategisches Instrument die Unternehmensleistung aktiv vorantreiben – und nicht nur unterstützen.
Zahlungen beeinflussen einige der wichtigsten Unternehmenskennzahlen – darunter Umsatz, Kundenbindung, Kostenmanagement und sogar die Markenwahrnehmung.
Damit Sie in dieser Position langfristig Einfluss behalten, müssen Sie neugierig, vorausschauend und anpassungsfähig sein. Die effektivsten Payment-Führungskräfte finden die Balance zwischen einer geschäftsorientierten Perspektive, die Wachstum fördert, und einer operativen Denkweise, die erforderlich ist, um Veränderungen umzusetzen.
In Ihren ersten 90 Tagen als Head of Payments sollten Sie beweisen, dass Sie wissen, worauf es ankommt. Sie sind Ihre Chance, aufmerksam zuzuhören, sich mit der Geschäftsleitung abzustimmen, sichtbare Erfolge zu erzielen und zu zeigen, welches Potenzial Zahlungen für das Unternehmen haben.
Die Führungskräfte, die hervorstechen, betrachten diese Phase nicht nur als Einarbeitungszeit. Sie nutzen sie, um zu beweisen, dass Zahlungen ein Motor für Wachstum, eine positive Kundenerfahrung und langfristige Vorteile sind.
Ihre Führungskompetenz in diesen ersten Monaten kann den Ton für die kommenden Jahre angeben. Wenn Sie den richtigen Kurs festlegen, werden Ihre ersten 90 Tage zur Grundlage für langfristigen Erfolg.
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