L'automatisation des processus de réconciliation permet aux entreprises de moderniser un processus existant afin de gagner en efficacité, de réduire les coûts, d'atténuer les risques et de débloquer de meilleures données pour faciliter la prise de décisions stratégiques.
Demandez à n'importe quel professionnel de la finance quelle est la tâche qui lui fait le plus peur, et neuf fois sur dix, vous obtiendrez probablement la même réponse : la réconciliation.
Cela n'a rien d'étonnant. La réconciliation est considérée comme une tâche essentielle, mais routinière qui n'apporte que peu de valeur ajoutée à de nombreuses entreprises: un exercice qui consiste à cocher des cases pour clôturer les livres comptables. Par conséquent, le processus de réconciliation a reçu très peu d'attention ou d'investissement. En fait, il n'est pas rare que le processus de réconciliation soit resté inchangé pendant des décennies. Autrement dit, il est toujours manuel, laborieux et sujet aux erreurs.
Pourtant, il s'agit là d'un mode de pensée hérité du passé, qui se traduit par une mauvaise évaluation de l'impact que peut avoir un processus de réconciliation automatisé et efficace dans une entreprise moderne.
Par exemple, une étude du groupe Aberdeen révèle que les entreprises qui effectuent une réconciliation manuelle consacrent huit jours ouvrables par mois à ce processus. Un manager de comptes clients au Royaume-Uni gagnant en moyenne 30 000 £ par an, ce temps équivaut à près de 10 000 £ par an en coût de ressources. Ce chiffre ne concerne qu'un seul employé à temps plein. S'il y a une équipe, ce qui est souvent le cas, le coût de ce processus peut facilement atteindre des centaines de milliers de dollars.
La même étude montre également que les entreprises peuvent facilement réduire de moitié, voire plus, le temps que les équipes consacrent à la réconciliation, et réaliser ainsi d'importantes économies, en automatisant le processus.
Toutefois, il y a plus que les économies de coûts. Celles-ci sont susceptibles d'inciter le directeur financier à prendre note et à inscrire la révision de la réconciliation à son agenda. Pourtant, en examinant la réconciliation des paiements sous le seul angle des économies de coûts, on passe à côté de l'impact plus large que peut avoir un processus optimisé sur la rentabilité et la santé financière d'une entreprise.
Nous allons examiner certains des avantages que les entreprises ont pu constater en automatisant et en rationalisant leur processus de rapprochement des paiements. Types of payment reconciliation
Voici cinq avantages clés que nous constatons généralement lorsque nous travaillons avec des entreprises pour optimiser leur processus de réconciliation des paiements:
La rationalisation de la réconciliation des paiements permet de gagner du temps et de libérer des ressources. L'efficacité des processus est synonyme d'économies pour l'entreprise et permet au personnel de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Pour y parvenir, il faut automatiser et numériser la réconciliation, faciliter le traitement automatisé et réduire l'intervention humaine.
La réconciliation manuelle des paiements est souvent source d'erreurs. Même le responsable réconciliation le plus diligent risque d'appuyer accidentellement sur la mauvaise touche et de commettre de nombreuses autres erreurs humaines. Au mieux, ces erreurs prennent du temps à identifier et à résoudre. Au pire, elles peuvent amener les entreprises à établir des rapports incorrects ou à prendre des décisions sur la base de données inexactes. Ces deux actions ont des conséquences négatives. L'automatisation ne supprime pas le risque d'erreur, mais elle le réduit considérablement. Ainsi, les entreprises sont plus sûres de leurs chiffres de reporting et ont confiance dans l'utilisation des données pour éclairer leurs décisions stratégiques.
La rapidité est la marque des entreprises modernes, et nulle part ailleurs elle n'est plus importante que lorsqu'il s'agit de protéger l'entreprise contre la fraude et les pertes financières. Bien que la réconciliation automatique des paiements ne soit pas une solution miracle, elle aide les entreprises à repérer plus rapidement les cas de fraude. En effet, dans le monde manuel, la réconciliation n'a lieu qu'une fois par mois, alors que dans le monde automatisé, les entreprises peuvent procéder à une réconciliation quotidienne, voire même journalière.
Une réconciliation précise et opportune aide les entreprises à maîtriser les paiements et à promouvoir un meilleur flux de trésorerie, ce qui est essentiel pour la santé financière de toute entreprise. De nombreuses entreprises fonctionnent avec des marges étroites, il est donc vital de s'assurer que l'argent rentre à temps. Des réconciliations précises et opportunes, peut-être une fois par semaine ou même plus souvent, peuvent placer une entreprise dans une position plus forte et aider à éviter des problèmes potentiels.
Les données pertinentes sont la base de la veille économique et de la prise de décision intelligente. Comme une réconciliation efficace repose sur la façon dont les données sont enregistrées et partagées, elle peut fournir de nombreuses informations sur la performance, sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et mener à des paiements plus efficaces. C'est là que la réconciliation peut être transformée en un avantage stratégique, en révélant les tendances de paiement, les préférences et les habitudes des clients et les facteurs de risque. Lorsque la réconciliation des paiements repose sur des systèmes existants et des pratiques dépassées, des informations clés peuvent être perdues. En revanche, lorsque la réconciliation est optimisée, les informations remontent à la surface et l'analyse des données peut en révéler la valeur.
Si l'automatisation de la réconciliation des paiements présente autant d'avantages, on peut se demander pourquoi toutes les entreprises ne s'y intéressent pas. C'est une bonne question. Il y a quelques raisons pour lesquelles les entreprises utilisent encore un processus manuel de réconciliation.
Un manque de sensibilisation et une peur du changement sont les premiers obstacles à surmonter. Les équipes internes des services financiers, informatiques, comptables et autres peuvent être figées dans leurs habitudes et liées au traitement manuel et aux feuilles de calcul. Comme elles ont toujours procédé à la réconciliation d'une certaine manière, beaucoup pensent que c'est la seule voie possible pour leur organisation. D'autres n'ont pas la volonté de changer parce qu'ils pensent que ce sera trop difficile et trop coûteux ou qu'ils ne savent pas à qui s'adresser pour obtenir de l'aide.
La conviction que la technologie n'est pas à la hauteur de leurs exigences en matière de réconciliation constitue un autre blocage intéressant dans certaines entreprises. Quelque 44 % des cadres interrogés par Aberdeen Group pensent que la complexité et l'échelle de leurs données ne pourraient pas fonctionner dans un système automatisé. De même, 44 % affirment que le changement de système ne compense pas le risque de perturber les processus existants.
Bien entendu, il s'agit là de fausses impressions, car l'optimisation de la réconciliation renforcera l'efficacité opérationnelle et financière. La technologie n'est pas non plus l'obstacle à l'adoption qu'elle était autrefois. La technologie mise au point par les fournisseurs de paiements modernes est plus que capable de traiter les données de l'entreprise la plus complexe et de les présenter de la manière dont l'entreprise le souhaite. En outre, grâce à la possibilité de coder des API, ces solutions de paiement permettent de réaliser des gains de performance significatifs de manière plus facile et plus rentable. Enfin, l'automatisation de votre processus de réconciliation vous permet d'accéder à des données de paiement et à des rapports détaillés.
La réconciliation est trop souvent considérée comme une tâche comptable de faible valeur : une tâche que toute entreprise doit accomplir, mais que peu considèrent comme un moyen d'améliorer les résultats. C'est une erreur. Comme nous l'avons vu, la réconciliation des paiements est une fonction commerciale essentielle qui peut être extrêmement bénéfique si elle est effectuée avec diligence et avec une vision stratégique des données de paiement. Les entreprises devraient plutôt prendre de l'avance, moderniser le processus et l'utiliser comme un autre outil pour réduire les coûts, atténuer les risques et stimuler la croissance.
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Seb Putman is an Associate Product Manager at Checkout.com
