Cuando deseas empezar a trabajar con un nuevo socio, resulta de gran ayuda saber exactamente qué preguntas formular y recopilar información sobre sus puntos fuertes y sus debilidades. Si no realizas las consultas pertinentes o de no plantear suficientes dudas, especialmente si están relacionadas con tu tipo de negocio, tus objetivos y tus aspectos a mejorar, podrías perder la oportunidad de reunir información valiosa y de trabajar con el socio más apropiado para tu empresa.
Las propuestas de solicitud (RFP, por sus siglas en inglés) requieren un trabajo conjunto. Por tu parte, es necesario que proporciones a los candidatos toda la información relevante que puedan necesitar para ayudarte a tomar las mejores decisiones. Por tanto, es fundamental que plantees de la forma más específica posible tanto la solicitud como el alcance de esta. Debes recordar que la RFP representa una oportunidad para que los proveedores te muestren las capacidades y cualificaciones propias de cada uno de ellos.
En lo que se refiere a las RFP de pagos, el nivel de complejidad se incrementa debido al hecho de que cada empresa tiene su propio conjunto de herramientas y necesidades. Esta guía sobre RFP está pensada para que los equipos encargados de dar con el socio de servicios de pagos más oportuno para la empresa puedan llevar a cabo el proceso y las valoraciones más fácilmente y, de esta forma, tomar la mejor decisión posible.
1. ¿Debería emitir una RFI o una RFP?
Si deseas recopilar información sobre las distintas posibilidades pero aún no dispones de planes ni plazos específicos, puedes empezar por enviar una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés). Esto te permitirá obtener más detalles sobre el panorama del sector de los pagos y sobre los socios que mejor se ajustan a tus objetivos y a los mercados donde tu empresa lleva a cabo su actividad.
Una vez que hayas reunido todos los datos que necesitas, identificado a los principales candidatos y determinado tus objetivos, llegará el momento de emitir una RFP. No obstante, es recomendable que antes de hacerlo establezcas también unos plazos y un presupuesto.
2. Empecemos por lo básico: facilítanos detalles sobre tu empresa
¡Ha llegado el momento de enviar una RFP! Antes de sumergirte de lleno en el asunto, asegúrate de enviar acuerdos de confidencialidad a los candidatos siempre que sea necesario.
Además, debes facilitarles información sobre el negocio, los clientes y la misión empresarial. Esto les ayudará a entender mejor qué métodos de pago necesitas, en qué ubicaciones geográficas o con qué socios cuentas ya para, de esta forma, garantizar el suministro de una solución adaptada a tus objetivos.
No olvides incluir los siguientes datos:
- visión general y declaración de la misión empresarial de tu negocio;
- bienes o servicios ofrecidos;
- ubicación de la sede central y de otras entidades jurídicas;
- número de empleados;
- ubicación geográfica de los clientes;
- lugares en los que necesitas disponer de procesamientos de pago locales.
Si deseas obtener un presupuesto lo más preciso posible, recuerda incluir también los siguientes detalles:
- valor medio de las transacciones;
- recuento y volumen mensual de transacciones;
- volumen previsto para los próximos 12 meses.
Si tienes pensado enviar una RFI o una RFP más «general», lo cual ocurre en algunos casos, ten en cuenta que puede acarrear ciertas complicaciones y asegúrate de facilitar suficiente información a los candidatos como para que puedan conocer los rasgos generales y el alcance de las necesidades de tu empresa. Sin estos detalles fundamentales, corres el riesgo de perderte información valiosa o de limitar tus opciones de forma significativa.
3. Propón plazos realistas
Cuando envíes una RFP, propón una línea de tiempo realista a los candidatos para garantizar la ausencia de errores y malentendidos. Asimismo, ofrecer tiempo adicional para que los proveedores puedan realizarte consultas ayudará a que ambas partes ahorren tiempo y esfuerzos y te permitirá obtener respuestas adaptadas a tus necesidades.
Una vez emitida la RFP, es importante que incluyas una línea de tiempo que contemple lo siguiente:
- plazo de aceptación de la solicitud por parte del proveedor;
- periodo de consultas aclaratorias por parte del proveedor;
- plazos de envío: asegúrate de incluir la fecha, la hora y la franja horaria;
- fecha en la que se seleccionará qué candidatos pasan a la siguiente ronda;
- fecha en la que se tomará la decisión final sobre los candidatos;
- fecha en la que te gustaría que el candidato elegido aceptase rechazase la oferta;
- fecha de implementación de la solución.
No olvides incluir datos como los siguientes:
- una descripción clara de tu procesamiento de pagos actual. Si puedes, añade imágenes sobre el flujo de procesamiento;
- colaboradores externos;
- situación de cumplimiento con el estándar de la PCI;
- tipo de solución que necesitas: para e-commerce, punto de venta u omnicanal;
- regiones en las que procesas pagos actualmente;
- divisas admitidas en tus procesamientos de pagos.
5.Indícanos que aspectos «no son negociables»
Queremos saber qué elementos, como regiones, herramientas o métodos de pago concretos, son imprescindibles para ti. Esto nos ayudará a valorar desde el inicio si podemos ofrecerte una solución efectiva. Además, nos permitirá compartir contigo alternativas y opciones u hojas de ruta personalizadas. Estos son algunos ejemplos de elementos «no negociables»:
- es imprescindible que sea compatible con el procesamiento en puntos de venta;
- es imprescindible que cuente con integraciones de terceros concretas;
- es imprescindible que disponga de un servicio de actualización automática de tarjetas;
- es imprescindible que incluya procesamientos de pago europeos.
6. Cuéntanos qué problemas o puntos débiles te gustaría mejorar.
Para que podamos determinar el alcance de tus necesidades, envíanos todos los detalles posibles acerca de los problemas que estás tratando de solucionar o de las mejoras que te gustaría implementar en tu sistema de procesamiento de pagos.
Entre los aspectos a mejorar más comunes se encuentran los siguientes:
- ineficiencias relacionadas con los costes y la conciliación;
- un número excesivo de colaboradores externos;
- limitaciones geográficas;
- un crecimiento demasiado acelerado y necesidades redundantes;
- cumplimiento con el estándar de la PCI;
- falta de métodos de pago;
- falta de servicios de asistencia al cliente.
A fin de ahorrar tiempo y garantizar la uniformidad en toda la empresa, recomendamos que siempre se establezca una coordinación interna entre todas las partes y departamentos que se verían afectados por los cambios realizados en el procesamiento de los pagos.
7. Háblanos acerca de tus objetivos
¿Cómo influirá el candidato ganador de la RFP en tu procesamiento de pagos? Especifica de forma clara y detallada cuáles son tus expectativas y qué problemas esperas que solucione.
Estos son algunos ejemplos de objetivos detallados:
- Me gustaría obtener una solución integral y consolidada.
- Estoy buscando un nuevo proveedor o un proveedor secundario.
- Quiero incrementar la tasa de aceptación.
- Necesito ayuda relacionada con la expansión internacional de mi empresa.
- Quiero ofrecer más métodos de pago.
- Quiero mejorar el nivel de disponibilidad de mi empresa.
- Deseo reforzar la protección contra el fraude y las medidas de seguridad.
- Quiero incrementar los beneficios: más ventas, conversiones y ahorro de costes.
8. Consúltanos todas tus dudas
No temas excederte. Tus preguntas siempre son importantes, así que plantéanos todas las que quieras de la forma más específica posible. Algunas de las consultas más frecuentes que se suelen realizar a los candidatos son las siguientes:
- ¿En qué regiones ofrecéis un procesamiento de pagos local?
- ¿Con qué métodos de pago trabajáis?
- ¿Cuál es vuestro plan de recuperación ante desastres?
- ¿Qué incluyen los informes que enviáis a los vendedores?
- ¿Qué soluciones ofrecéis para el cumplimiento con el estándar de la PCI?
9. Formato
Dinos si te gustaría que siguiéramos alguna directriz específica relacionada con el formato. Esto podría incluir la prohibición de adjuntar archivos, hipervínculos, imágenes y enlaces a Dropbox/Google Drive, o la admisión únicamente de respuestas en texto o en formato sí/no.
- Elementos adicionales. Haz saber a los candidatos si te gustaría recibir materiales adicionales como un resumen ejecutivo, una visión general de la empresa, datos de contacto o referencias de clientes.
- Método de envío ¿Cómo quieres que respondan a tu RFP? Ejemplos: correo postal, correo electrónico, carpeta o enlace de Dropbox/Google Drive, o carga segura de archivos. Incluye también la información de contacto de todos los candidatos que deseas que te respondan.
Cada empresa es única, por lo que cuanta más información relevante proporciones a los proveedores, mayores posibilidades tendrán de ofrecerte una solución adaptada a tus objetivos. Asimismo, realizar las preguntas pertinentes permitirá ahorrar tiempo a todas las partes involucradas y alcanzar los objetivos aún más rápido.
¿Estás pensando en cambiar de proveedor de pagos? Ponte en contacto con nuestros expertos en pagos para obtener más información sobre nuestras soluciones o sobre el envío de una RFP.
