Cuando buscas un nuevo socio, conocer las preguntas adecuadas a realizar es la mitad del desafío. Al recopilar información de un posible socio o proveedor, es obvio que necesitas todos los hechos claros y concretos. Pero no hacer las preguntas correctas, o suficientes preguntas – especialmente en relación con tu negocio específico, objetivos y problemas – podría significar perder información valiosa y encontrar el socio adecuado.

Un proceso de Solicitud de Propuestas (RFP) debería ser una calle de doble sentido. La otra mitad del desafío es dotar a tus candidatos con toda la información relevante que necesitarían para ayudarte a tomar la decisión correcta – sé específico sobre tu solicitud y el alcance del trabajo. Recuerda, una RFP es una oportunidad para que los proveedores te muestren sus capacidades y calificaciones completas, al mismo tiempo que permiten que su personalidad brille.

Cuando se trata de RFPs de pagos, las cosas pueden complicarse ya que cada negocio requerirá su propio conjunto específico de herramientas y requisitos. Para los equipos encargados de encontrar el proveedor de servicios de pagos adecuado, hemos compilado una guía de RFP de pagos para hacer el proceso más fluido, fácil de evaluar y ayudarte a tomar la decisión más informada para tu negocio.

RFP - Qué es?

Una Solicitud de Propuestas (RFP) es un documento público que las empresas utilizan para solicitar ofertas de posibles proveedores para un proyecto o servicio específico.

El RFP detalla el alcance del proyecto, cualquier requisito específico, plazos y otros criterios que los proveedores deben cumplir para calificar para el trabajo. También deben proporcionar detalles sobre tu negocio, el proceso de licitación y los términos del contrato.

En el ecosistema de pagos, los RFPs pueden usarse para adquirir servicios como soluciones de pasarela de pago, procesamiento de comerciantes, emisión de tarjetas de crédito y débito, o cualquier otro servicio relacionado con la gestión y procesamiento de pagos.

Ejemplo RFP

El proceso de emisión y respuesta a un RFP generalmente involucra los siguientes pasos:

Creación del RFP

Definir el proyecto - el primer paso es identificar tus necesidades y definir el alcance del proyecto. Basándote en esta información, reclutarás a las partes interesadas relevantes, quienes trabajarán juntos para redactar el RFP.

Redactar el RFP - ahora es el momento de redactar el documento del RFP, que típicamente incluye una visión general del proyecto, objetivos del proyecto, requisitos específicos, métricas y criterios de evaluación, requisitos de presentación, plazos y presupuesto.

Emisión del RFP

Publicar el RFP - una vez que el RFP está listo, puedes publicarlo para el público o enviarlo directamente a proveedores preaprobados. Esto generalmente se hace a través de plataformas en línea especializadas, el sitio web de tu empresa o directamente por correo electrónico.

Seleccionar proveedores - los proveedores interesados en el proyecto y que cumplen con los requisitos presentan sus propuestas antes de la fecha límite estipulada.

Evaluación e implementación

Evaluar propuestas - tu empresa evalúa todas las propuestas y decide qué proveedores cumplen mejor con las necesidades y criterios del proyecto. Puede que selecciones varios proveedores para más discusión, negociación de precios o demostración.

Otorgar el contrato - después de una revisión final y quizás una prueba piloto, se otorga el contrato al mejor contratista.

Implementación - una vez seleccionado el contratista, el proyecto pasa a la fase de implementación, que supervisarás para asegurar que el proyecto cumpla con las condiciones y expectativas de calidad del RFP.

Por qué es importante la RFP para los pagos?

Los RFP juegan un papel vital en ayudar a las empresas a seleccionar los proveedores de pagos adecuados para sus necesidades según una serie de criterios clave:

Cumplimiento y seguridad - los pagos involucran datos sensibles y transacciones financieras que deben cumplir con varios estándares de seguridad como PCI DSS. Un RFP asegura que los proveedores cumplirán con estos estándares.

Rentabilidad - a través de un RFP, tu negocio puede identificar las soluciones de pago más rentables, potencialmente ahorrando dinero en cosas como costos de contratos y tarifas de transacción.

Garantía de calidad - el RFP estipula criterios estrictos que los proveedores deben cumplir para ser exitosos, lo que ayuda a asegurar que solo los mejores proveedores de pagos sean seleccionados.

Transparencia - los RFP crean un proceso transparente para seleccionar un proveedor, reduciendo los riesgos de fraude o conflictos de interés.

Personalización - cada negocio tiene necesidades únicas de pago. Un RFP te permite especificar esas necesidades y encontrar un proveedor que pueda personalizar sus servicios en consecuencia.

Cómo emitir una RFP de pagos

Debería emitir una Solicitud de Información (RFI) o una Solicitud de Propuesta (RFP)?

Si has comenzado hace poco a buscar y quieres recopilar información pero no tienes planes o cronogramas concretos, comienza enviando una Solicitud de Información (RFI) para aprender más sobre el panorama de los pagos, lo que estás buscando en un proveedor y los actores en el espacio basado en tus mercados clave y objetivos.

Una vez que hayas recopilado toda la información necesaria, determinado los actores clave y delineado tus objetivos, estarás listo para emitir una RFP. También recomendamos enviar una RFP solo después de haber establecido cronogramas y presupuestos.

Recopilar informaciones sobre el negocio

Falta poco para emitir una RFP. Antes de sumergirte, asegúrate de enviar a los candidatos de tu RFP un Acuerdo de No Divulgación (NDA) si es necesario.

Proporciona una visión general de tu negocio, tus clientes y la misión de tu empresa. Esto nos ayudará a comprender mejor tus requisitos, como los métodos de pago necesarios, las geografías requeridas o los socios existentes para asegurar que nuestra solución se alinee con tus objetivos.

Proporciona información que incluya:

• Visión general de tu negocio y declaración de misión.
• Bienes o servicios vendidos.
• Ubicación de la sede y otras ubicaciones de entidades legales.
• Número de empleados.
• Dónde están ubicados tus clientes.
• Dónde requieres procesamiento local.

Para obtener una cotización precisa, asegúrate de incluir los siguientes detalles:

• Valor promedio de transacción.
• Cantidad y volumen de transacciones mensuales.
• Volúmenes proyectados para los próximos 12 meses.

¿Enviando una RFI o RFP a ciegas? Las solicitudes a ciegas pueden ser complicadas. Aunque no son poco comunes, asegúrate de proporcionar suficiente información para que tus candidatos puedan entender el negocio general y el alcance de los requisitos. Sin detalles clave, puedes perder información valiosa o limitar significativamente tus opciones.

Danos un plazo realista

Proporcionar a los candidatos de la RFP un plazo claro asegurará que no haya errores. Además, incluir tiempo adicional para que los candidatos hagan preguntas aclaratorias puede, en última instancia, ahorrar tiempo y esfuerzo para ambas partes y proporcionarte las respuestas más precisas adaptadas a tus requisitos.

Una vez que hayas emitido la RFP, es importante incluir un cronograma que tenga en cuenta lo siguiente:

• Fecha límite para que los socios acepten la solicitud.
• Período para que los proveedores hagan preguntas aclaratorias.
• Fechas límite de envío: asegúrate de incluir la fecha, hora y zona horaria.
• Cuándo se seleccionarán los finalistas para la siguiente ronda.
• Cuándo se tomará una decisión final.
• Cuándo te gustaría que el ganador acepte o rechace la oferta.
• Fecha de implementación de la solución.

Incluye información como:

• Una descripción clara de cómo procesas actualmente. Si puedes, incluye visuales de tus flujos de procesamiento.
• Terceros con los que estás trabajando.
• Estado PCI.
• Tipo de solución que necesitas: comercio electrónico, punto de venta o omnicanal.
• Regiones en las que actualmente estás procesando.
• Monedas en las que estás procesando.

Cuéntanos tus "imprescindibles"

Dinos tus absolutos imprescindibles. Por ejemplo, si necesitas enfocarte en una geografía o regiones específicas, necesitas un método de pago particular o debes tener una herramienta de pago específica, ¡háznoslo saber! Esto nos ayudará a determinar desde el principio si podemos respaldar tu negocio de manera efectiva. Esto también nos dará la oportunidad de compartir nuestras capacidades de solución alternativa, soluciones personalizadas o hoja de ruta. Algunos ejemplos de imprescindibles incluyen:

• Debe poder procesar en puntos de venta (POS).
• Debe tener integraciones específicas con terceros.
• Debe tener actualizador de cuentas.
• Debe tener procesamiento local

Cuéntanos tus puntos problemáticos o problemas que te gustaría resolver

Comparte tus puntos problemáticos. Infórmanos, en detalle, qué problemas estás intentando resolver o qué mejoras te gustaría hacer en tu proceso de pagos para que podamos determinar el alcance del trabajo.

Algunos puntos problemáticos comunes incluyen:

• Ineficiencias de costos y reconciliación.
• Demasiados terceros.
• Limitaciones geográficas.
• Crecimiento demasiado rápido y necesidad de redundancias.
• Cumplimiento de PCI.
• Falta de métodos de pago.
• Falta de soporte al cliente.

Para ahorrar tiempo y asegurar la alineación en toda tu organización, siempre recomendamos coordinar internamente con todas las partes y departamentos que se verían afectados por cambios en tu proceso de pagos.

Cuéntanos sobre tus objetivos

Qué papel jugará el ganador de la RFP en tu proceso de pagos? Sé claro y detallado sobre tus expectativas y qué problemas deberían estar resolviendo para ti.

Sé lo más detallado posible, algunos ejemplos de objetivos incluyen:

• Desearía una solución consolidada de "ventanilla única".
• Buscar un nuevo proveedor o un proveedor secundario.
• Necesidad de aumentar las tasas de aprobación.
• Necesidad de apoyo para la expansión global.
• Necesidad de más métodos de pago.
• Querer mejorar el tiempo de actividad.
• Mejor protección contra fraude y seguridad.
• Más ingresos: aumentar ventas, aumentar conversiones o ahorro de costos.

Envía tus preguntas

Sé lo más extenso y específico posible. Ninguna pregunta es demasiado grande o pequeña; y cuantas más, mejor. Algunos ejemplos y preguntas frecuentes para preguntar a tus candidatos:

¿Dónde apoyas el procesamiento local?

¿Qué métodos de pago admites?

¿Cuál es tu plan de recuperación ante desastres?

¿Qué informes proporcionas y a qué nivel?

¿Qué soluciones tienes para el cumplimiento de PCI?

Formato

Por favor, indícanos cualquier regla de formato específica que te gustaría que siguiéramos. Esto podría significar sin adjuntos, respuestas solo de sí/no, sin hipervínculos, respuestas solo de texto, sin imágenes y sin enlaces de Dropbox/Google Drive.

• Material adicional. Infórmanos si te gustaría materiales adicionales como un resumen ejecutivo, una descripción general de la empresa, información de contacto o referencias de clientes.
• Método de entrega. ¿Cómo te gustaría recibir respuestas a tu RFP? Por ejemplo: correo físico, correo electrónico, carpeta o enlace de Dropbox/Google Drive, o una carga de archivos segura. También, incluye la información de contacto de todos los destinatarios que deseas recibir la respuesta.

Cada negocio es único. Al proporcionar tanta información relevante como sea posible, tus proveedores pueden elaborar una propuesta adaptada a tus objetivos. Hacer las preguntas correctas también ahorrará tiempo para todas las partes involucradas, ayudándote a alcanzar tu meta aún más rápido.

Cómo Checkout.com puede ayudar con la RFP

Cuando se trata de pagos, cada elemento en la cadena de valor importa, y cualquier elemento que no esté a la altura puede tener un efecto dominó que podría impactar tu tasa de aceptación, seguridad y ingresos.

Es por eso que es vital no solo hacer las preguntas correctas, sino también conocer las respuestas que estás buscando. Necesitas entender cómo cualquier proveedor específico ayudará a tu negocio a alcanzar sus objetivos, ya sea conquistar nuevos mercados o aumentar tus tasas de aceptación. Y ahí es donde podemos ayudar.

¿Estás reevaluando tu proveedor de soluciones de pagos? Contacta a nuestros expertos en pagos para aprender más sobre nuestras soluciones o enviar una RFP.