Gestión de pagos a proveedores: todo lo que necesitas saber

Una gestión eficiente de los pagos a proveedores es clave para mantener relaciones comerciales sólidas y garantizar la estabilidad financiera de una empresa. Contar con un sistema de pago optimizado no solo mejora el flujo de caja, sino que también te permite evitar sanciones por incumplimiento de plazos y fortalecer la confianza con los proveedores.

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de pagos a proveedores, cómo hacerlo de forma efectiva y los principales métodos para hacerlo.

Qué es la gestión de pagos a los proveedores?

Aunque quizás nunca lo hayas escuchado con este nombre, seguro que sabes perfectamente a qué nos referimos: se trata del proceso mediante el que una empresa organiza, planifica y ejecuta los pagos correspondientes a los bienes y servicios de terceros. Esto suele darse en el día a día de la mayoría de negocios, ya sean online o físicos. 

Un sistema eficiente en la gestión de pagos a proveedores cuenta con múltiples ventajas: 

• Controlarás los plazos de pago.
• Tendrás un mejor flujo de caja, sabiendo en cada momento cuánto dinero entra, cuánto sale y, sobre todo, cuánto tienes disponible. 
• Podrás evitar retrasos en los pagos o incumplimientos de los mismos. 
• Garantizarás una mejor relación con los proveedores, basada en la confianza

Para conseguir todo esto, como empresa necesitas establecer estrategias claras que incluyan la automatización de ciertos pagos, la conciliación bancaria y la selección de los métodos de pago más adecuados. 

Los principales métodos de pago a proveedores

Existen diferentes formas de pagar a los proveedores y cada uno cuenta con sus propias ventajas e inconvenientes. Aquí te listamos los métodos más usados: 

1. Transferencias bancarias: es el método más común y seguro. Se pueden programar y automatizar de forma sencilla para evitar retrasos. La parte mala es que, en algunos casos, puede implicar costes extra por parte de la entidad bancaria. Descubre aquí todos los métodos de transferencias bancarias que existen. 
2. Domiciliación bancaria: permite automatizar pagos recurrentes y facilita la conciliación de cuentas. Es ideal para proveedores con los que se trabaja regularmente, así como para pagar facturas de servicios que se repiten mes a mes.
3. Tarjetas corporativas: este método de pago es muy útil para hacer pagos rápidos y compras puntuales, ganando agilidad a la hora de adquirir productos. El inconveniente es que puede generar costes adicionales por comisiones o intereses si no se gestiona de forma adecuada.  
4. Letras de cambio y pagarés: son métodos más tradicionales que permiten aplazar pagos, aunque pueden implicar costos adicionales y requieren un acuerdo previo con el proveedor. En la actualidad no se usan mucho, aunque aquí te explicamos cómo ejecutarlos. 
5. Pagos a través de plataformas digitales: servicios como Checkout.com facilitan hacer pagos de forma segura y ágil y puede ser especialmente interesante para transacciones internacionales. 

Además, en este artículo te hablamos sobre algunos métodos de pago alternativos que también puedes probar. 

Ley sobre los plazos de pago

En muchos países, la legislación establece plazos máximos para el pago a proveedores con el fin de evitar demoras injustificadas. En la Unión Europea, por ejemplo, la normativa establece un plazo máximo de 60 días para pagos entre empresas, salvo acuerdo expreso entre ambas partes. Hay casos en los que las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) pueden exigir plazos más cortos para garantizar su liquidez.

El incumplimiento de estos plazos puede derivar en sanciones económicas y afectar a la reputación empresarial. Por ello, es fundamental conocer la legislación vigente en cada país y asegurarse de cumplir con los términos acordados en los contratos con los proveedores.

Además de todo esto, es importante que tengas en cuenta la naturaleza de tu negocio y acordar plazos más cortos con tus proveedores si lo necesitas. 

Por qué es importante respetar los plazos de pago a proveedores

Más allá de que cumplir con los plazos de pago acordados es una obligación legal, respetar estos tiempos también tendrá varios beneficios para tu empresa en el corto y en el largo plazo: 

• Mejora la relación con los proveedores: un historial de pagos puntuales genera confianza y facilita futuras negociaciones, además de crear posibles alianzas futuras. 
• Evita penalizaciones y sanciones: en el plano legal, cumplir con los plazos evita multas y cargos por demora.
• Optimiza la reputación de la empresa: ser un pagador confiable fortalece la imagen corporativa, lo que en ciertos sectores puede marcar la diferencia entre triunfar o desaparecer
• Facilita la planificación financiera: cumplir con los plazos de pago a proveedores te permite contar con una mejor gestión del flujo de caja, mejorar tu planificación a medio y largo plazo y evitar imprevistos económicos.

Cómo optimizar los plazos de pago a proveedores

Ya hemos hablado sobre los principales métodos de pago a proveedores y sus beneficios. Ahora que los conoces, es importante saber cómo optimizar estos pagos y seguir una estrategia que te permita crecer sin comprometer la liquidez de tu empresa. 

1. Automatizar pagos: utiliza un software de gestión financiera y una plataforma de pago (como Checkout.com) para poder programar tus transacciones de forma ágil y sencilla. 
2. Negociar plazos flexibles: dependiendo de la relación que tengas con tus proveedores y del sector en el que trabajes, podrás acordar unos plazos de pago que se adapten mejor al flujo de caja de tu negocio. 
3. Hacer conciliaciones bancarias frecuentes: lleva un control periódico de las cuentas para facilitar la detección de errores, así como de pagos duplicados y otros posibles problemas. 
4. Priorizar pagos estratégicos: identifica a tus proveedores clave y garantiza que sus pagos se realicen en tiempo y forma. Serán estos proveedores los que marquen en gran medida el rumbo de tu negocio. 
5. Evitar financiación costosa: si tu empresa necesita aplazar pagos, intenta siempre buscar opciones con tasas de interés lo más bajas posibles para que no afecte a la rentabilidad. 

Optimiza tus pagos con Checkout.com

Para cumplir con todo lo anterior, tener una plataforma de pagos eficiente es fundamental. Checkout.com ofrece soluciones adaptadas a ti para gestionar pagos a proveedores de manera segura y optimizada. Entre sus beneficios destacan:

• Pagos automatizados y programados para evitar retrasos.
• Compatibilidad con múltiples métodos de pago para mayor flexibilidad.
• Seguridad avanzada y protección contra fraudes.
• Integración con sistemas de gestión financiera para una visión clara del flujo de caja.

Optimizar los pagos a proveedores con una plataforma de confianza como Checkout.com no solo garantiza eficiencia operativa, sino que también fortalece la relación con los proveedores y mejora la estabilidad financiera de la empresa.