Checkout.com Blog
>
Te explicamos la importancia de la conciliación de pagos automatizada

Te explicamos la importancia de la conciliación de pagos automatizada

Feb 23, 2023
Seb Putman

Al preguntar a cualquier profesional del mundo de las finanzas cuál es su trabajo más tedioso, nueve de cada diez probablemente coincidiría en la misma respuesta: la conciliación.

El porqué de este resultado no es una sorpresa. La conciliación es definida como una tarea esencial, pero trivial, para una gran cantidad de empresas porque añade solo un pequeño valor; muchos profesionales la definen como un ejercicio de marcar casillas para cerrar los libros. Como resultado de esta percepción, el proceso de conciliación ha recibido muy poca atención o inversión. De hecho, es muy frecuente que el proceso de reconciliación no haya sufrido cambios durante décadas; en otras palabras, sigue siendo manual, arduo y propenso a errores.

Sin embargo, esta es una forma de pensar heredada que da lugar a una valoración equivocada del impacto que puede tener un proceso de conciliación automatizado y eficiente dentro de una empresa moderna.

Analicemos juntos la importancia de la conciliación y por qué deberías optimizarla.

¿Qué es la conciliación de pagos automatizada?

Cada transacción que realiza una empresa suele estar respaldada por al menos dos formas de documentación. Una son los registros internos de la empresa y la otra es un estado de cuenta externo que procede de un banco o de una empresa de tarjetas de crédito. Utilizando estos registros de la transacción, se pueden verificar los saldos de las cuentas de la empresa. Esta es una parte vital del proceso contable y es lo que llamamos conciliación de pagos.

Todo esto puede parecer un proceso sencillo, pero en realidad no lo es debido a las complejidades que puede poseer una gran empresa y al enorme número de fuentes de las que proceden sus pagos. De hecho, por esta naturaleza compleja del proceso, puede convertirse en un ejercicio muy costoso.

Según un estudio de Aberdeen Group as empresas que concilian de forma manual dedican ocho días laborables al mes en este proceso. Cuentan con un gerente de cuentas por cobrar que tiene un salario promedio de £30.000 al año en el Reino Unido, ese tiempo equivale a casi £10.000 al año en coste de recursos. En caso de que se contrate a un equipo, que a menudo sucede, el coste de este proceso puede ascender fácilmente a cientos de miles de dólares.

El mismo estudio demuestra que las empresas pueden reducir a la mitad, o mucho más, el tiempo que los equipos invierten en la conciliación, generando un importante ahorro de costes con solo automatizar el proceso.

Pero hay algo más que agregar en este análisis, además del ahorro de costes. En pocas palabras, no se puede considerar la conciliación de pagos únicamente desde el punto de vista del ahorro, porque podemos pasar por alto el gran impacto positivo que generan los procesos automatizados sobre la rentabilidad y la salud financiera de una empresa.

Tipos de conciliación de pagos

La complicada naturaleza de la conciliación se debe a la creciente cantidad de formas en que los clientes pueden pagar: tarjetas de crédito, billeteras digitales, enlaces de pago e incluso criptomonedas; son solo algunos ejemplos de los diferentes métodos de pago disponibles. Y debemos destacar que todos estos métodos de pago implican diferentes tipos de conciliación. Aquí te presentamos algunos de ellos:

  • Conciliación bancaria
  • Conciliación con tarjeta de crédito
  • Conciliación con tarjeta de débito
  • Conciliación de billetera electrónica
  • Conciliación automática de pagos en tiempo real

¿Cómo funciona la conciliación automatizada de pagos?

Como sugiere su nombre, la conciliación automática de pagos permite a las empresas automatizar las tareas de conciliación de pagos. Al modernizar los procesos, tu empresa puede reducir costes y tareas. Adicionalmente, podrás disminuir los errores en el proceso.

Aunque muchas de las herramientas de conciliación que presumen de automatización requieren cierta intervención manual, automatizar cualquier parte del proceso seguirá teniendo ventajas. Y, en muchos casos, la conciliación es solo cuestión de confirmar lo que el equipo contabilidad ya conoce de la información interna. Por lo tanto, deshacerte de cualquier ineficiencia, te ahorrará tiempo y, lo más importante, dinero.

Ventajas de la conciliación de pagos automatizada

Aquí te presentamos cinco beneficios claves para las empresas, como resultado de nuestro trabajo optimizando su proceso de conciliación de pagos:

1. Optimización del procesamiento directo

Integrar la conciliación de pagos ahorra tiempo y libera recursos. La eficiencia del proceso supone un ahorro de costes para la empresa y permite que el personal se centre en actividades de más valor añadido. Esto se consigue automatizando y digitalizando la conciliación, facilitando el procesamiento directo y reduciendo la intervención humana.

2. Mayor precisión

La conciliación manual de los pagos está llena de errores. Incluso el gestor de conciliación más diligente es propenso a que su dedo pulse accidentalmente la tecla equivocada, así como muchos otros desatinos que pueden cometer los humanos. En el mejor de los casos, estos errores tardan tiempo en identificarse y resolverse. Pero en el peor, pueden hacer que las empresas realicen informes de forma incorrectamente o tomen decisiones con datos inexactos, ambas acciones tienen consecuencias negativas. La automatización no elimina el riesgo de que se produzcan errores, pero los reduce significativamente. Como resultado, las empresas tienen más seguridad en las cifras de sus informes y más confianza a la hora de utilizar los datos para tomar decisiones estratégicas.

3. Detección del Fraude potenciada

Moverse con rapidez es el sello distintivo de una empresa moderna, y esa velocidad de movimiento es mucho más crítica cuando se trata de proteger al negocio del fraude y las pérdidas financieras. Aunque la conciliación automatizada de pagos no es una panacea, ayuda a las empresas a detectar más rápidamente los casos de fraude. Esto se debe a que con la conciliación automatizada las empresas pueden conciliar diariamente o incluso dentro del día, mientras que en el mundo manual la conciliación se produce mensualmente.

4. Mejor seguimiento y flujo de caja

Una conciliación puntual y precisa ayuda a las empresas a estar al tanto de los pagos y a promover un mejor flujo de caja, optimizando la salud financiera de cualquier negocio. Muchas empresas operan con márgenes estrechos, por lo que es vital asegurarse de que el dinero entre cuando es debido. Las conciliaciones precisas y puntuales, que se realizan quizá una vez a la semana o incluso con más frecuencia, pueden situar a una empresa en una posición más fuerte y ayudar a evitar posibles problemas.

5. Una visión granular y estratégica de los pagos

Los datos significativos son la base de la inteligencia empresarial y la toma de decisiones inteligentes. Dado que una conciliación eficaz se basa en cómo se registran y comparten los datos, puede proporcionar muchas perspectivas sobre el rendimiento, qué funciona y qué no, y conducir a pagos más eficientes. Aquí es donde la conciliación puede convertirse en una ventaja estratégica, revelando tendencias de pago, preferencias y hábitos de los clientes, y factores de riesgo. Cuando la conciliación de pagos se basa en sistemas heredados y prácticas anticuadas, puede perderse información clave. Pero cuando se optimiza la conciliación, la información sale a la superficie y el análisis de datos puede desbloquear el valor.

¿Por qué las empresas no automatizan su proceso de conciliación?

ISi la automatización de la conciliación de pagos aporta tantos beneficios, cabe preguntarse por qué no es un área de interés para todas las empresas. Y es una buena pregunta. Hay algunas razones por las que las empresas siguen trabajando con un proceso de conciliación manual.  

La falta de conciencia y el miedo al cambio son los primeros obstáculos que hay que superar. Los equipos internos de finanzas, informática, contabilidad y otros departamentos pueden estar anclados en sus costumbres, atados al procesamiento manual y las hojas de cálculo. Como siempre han hecho la conciliación de una determinada manera, muchos creen que es la única vía para sus organizaciones. Otros pueden carecer de la voluntad de cambiar porque consideran que será demasiado difícil y costoso o no saben a quién pedir ayuda.

La creencia de que la tecnología no está a la altura de sus necesidades de conciliación es otro bloqueo interesante en algunas empresas. Un 44% de los ejecutivos entrevistados por Aberdeen Group piensan que la complejidad y la escala de sus datos no podrían funcionar en un sistema automatizado. Del mismo modo, el 44% afirma que cambiar de sistema no compensa el riesgo de alterar los procesos existentes.

Por supuesto, se trata de apreciaciones erróneas, ya que optimizar la conciliación impulsará la eficiencia operativa y financiera. La adopción de nuevas tecnologías ya no son una barrera como lo fue en el pasado. Actualmente, la tecnología creada por los proveedores de pagos modernos es más eficiente para procesar los datos de los negocios más complejos y presentarlos de la forma que requiera la empresa. Además, con la capacidad de codificar las API, estas soluciones de pago hacen que sea más fácil y rentable conseguir un aumento significativo del rendimiento. Adicionalmente, la automatización del proceso de conciliación te permite desbloquear datos e informes de pago detallados.

Haz de la conciliación de pagos automatizada tu camino hacia la modernización

Con demasiada frecuencia, la conciliación es definida como una tarea de contabilidad de poco valor, como una obligación que toda empresa debe hacer, pero que pocos pueden ver su potencial de impulsar los resultados. Esto es un error. Como hemos visto, la conciliación de pagos es una función empresarial de mucho valor que puede ser enormemente beneficiosa si se realiza con diligencia y con una visión estratégica de los datos de pagos. En cambio, las empresas deberían adelantarse, modernizar el proceso y utilizarlo como una herramienta más para reducir costes, mitigar riesgos e impulsar el crecimiento.

Desbloquea tu potencial de pagos hoy

Contáctanos