Le opportunità non sfruttate della riconciliazione automatizzata dei pagamenti

L’automatizzazione dei processi di riconciliazione consente alle aziende di modernizzare un processo basato su processi ormai obsoleti per aumentare l’efficienza, ridurre i costi, mitigare i rischi e ottenere dati migliori per guidare il processo decisionale strategico.

Chiedi a qualsiasi professionista della finanza qual è il lavoro più temuto e nove volte su dieci riceverai la stessa risposta: la riconciliazione.

Non c'è da stupirsi del perché. La riconciliazione è vista come un compito essenziale ma banale che aggiunge poco valore: un esercizio di spunta per chiudere i conti. Di conseguenza, il processo di riconciliazione ha da sempre  ricevuto poca attenzione e pochi investimenti. In effetti, non è raro che il processo di riconciliazione sia rimasto invariato per decenni; in altre parole, è ancora manuale, laborioso e soggetto a errori.

Si tratta di un modo di pensare che risale al passato e che porta a valutare male l'impatto che un processo di riconciliazione automatizzato ed efficace può avere in un'azienda moderna.

Ad esempio, secondo una ricerca di Aberdeen Group, le aziende che effettuano la riconciliazione manualmente impiegano otto giorni lavorativi al mese per questo processo. Se un responsabile della contabilità clienti nel Regno Unito guadagna in media 30.000 sterline all'anno, questo tempo equivale a quasi 10.000 sterline all'anno in costo delle risorse umane. E questo solo per un dipendente a tempo pieno. Se c'è un team, come spesso accade, il costo di questo processo può facilmente raggiungere le centinaia di migliaia di dollari.

La stessa ricerca mostra anche che le aziende possono facilmente dimezzare il tempo che i team dedicano alla riconciliazione, se non di più, generando un significativo risparmio economico, automatizzando il processo.

Ma non si tratta solo di un risparmio economico. È probabile che il CFO prenda nota e metta in agenda la revisione della riconciliazione. Ma se si guarda alla riconciliazione dei pagamenti solo attraverso la lente dei risparmi sui costi, si perde l'impatto più ampio che un processo ottimizzato può avere sulla redditività e sulla salute finanziaria di un'azienda.

Vediamo insieme alcuni dei vantaggi che le aziende hanno notato quando hanno automatizzato e semplificato il processo di riconciliazione dei pagamenti.

I vantaggi dell'ottimizzazione del processo di riconciliazione

Ecco i cinque vantaggi principali che riscontriamo quando lavoriamo con le aziende per ottimizzare il loro processo di riconciliazione dei pagamenti:

1. Aumento dell'elaborazione diretta

La semplificazione della riconciliazione dei pagamenti consente di risparmiare tempo e di liberare risorse. L'efficienza del processo si traduce in un risparmio economico per l'azienda e permette al personale di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Questo risultato si ottiene automatizzando e digitalizzando la riconciliazione, facilitando l'elaborazione diretta e riducendo l'intervento umano.

2. Maggiore accuratezza

La riconciliazione manuale dei pagamenti è piena di errori. Anche il responsabile della riconciliazione più diligente è incline a premere accidentalmente il dito sul tasto sbagliato e a commettere molti altri errori materiali. Nella migliore delle ipotesi, questi errori richiedono tempo per essere identificati e risolti. Nel peggiore dei casi, possono indurre le aziende a redigere rapporti errati o a prendere decisioni sulla base di dati imprecisi, entrambe azioni che hanno conseguenze negative. L'automazione non elimina il rischio di errori, ma lo riduce in modo significativo. Di conseguenza, le aziende possono contare su una maggiore certezza dei dati di rendicontazione e sulla fiducia nell'utilizzo dei dati per prendere decisioni strategiche.

3. Intercettazione migliorata delle frodi

La rapidità è il tratto distintivo di un'azienda moderna, e la rapidità è fondamentale quando si tratta di proteggere l'azienda da frodi e perdite finanziarie. Sebbene la riconciliazione automatizzata dei pagamenti non sia una pallottola d'argento, aiuta le aziende a individuare più rapidamente i casi di frode. Questo perché la riconciliazione avviene solo mensilmente nel mondo manuale, mentre nel mondo automatizzato le aziende possono riconciliarsi quotidianamente o addirittura in giornata.

4. Migliore tracciabilità e flusso di cassa sotto controllo

Una riconciliazione tempestiva e accurata aiuta le aziende a tenere sotto controllo i pagamenti e a promuovere un migliore flusso di cassa, che è essenziale per la salute finanziaria di qualsiasi impresa. Molte aziende operano con margini ridotti, quindi è fondamentale assicurarsi che il denaro arrivi alla scadenza. Una riconciliazione accurata e tempestiva, magari una volta alla settimana o anche più spesso, può mettere l'azienda in una posizione di forza e aiutarla a evitare potenziali problemi.

5. Una visione granulare e strategica dei pagamenti

I dati sono alla base della business intelligence e del processo decisionale intelligente. Poiché una riconciliazione efficace si basa sul modo in cui i dati vengono registrati e condivisi, può fornire molte informazioni sulle prestazioni - cosa funziona e cosa no - e portare a pagamenti più efficienti. È qui che la riconciliazione può trasformarsi in un vantaggio strategico, rivelando le tendenze di pagamento, le preferenze e le abitudini dei clienti e i fattori di rischio. Quando la riconciliazione dei pagamenti si basa su sistemi obsoleti e pratiche datate, le informazioni chiave possono andare perse. Ma quando la riconciliazione è ottimizzata, le informazioni utili riescono a emergere e l'analisi dei dati può sbloccare valore.

Perché le aziende non automatizzano il processo di riconciliazione?

Se l'automazione della riconciliazione dei pagamenti offre così tanti vantaggi, viene da chiedersi perché non sia un'area di interesse per tutte le aziende. Ed è una buona domanda. Ci sono alcuni motivi per cui le aziende lavorano ancora con un processo di riconciliazione manuale.  

La mancanza di consapevolezza e la paura del cambiamento sono i primi ostacoli da superare. I team interni di finanza, IT, contabilità e altri dipartimenti possono essere abituati a lavorare manualmente e a utilizzare fogli di calcolo. Poiché hanno sempre fatto la riconciliazione in un certo modo, molti credono che sia l'unica strada percorribile per le loro aziende. Altri potrebbero non avere la volontà di cambiare perché ritengono che sia troppo impegnativo e costoso o non sanno a chi rivolgersi per chiedere aiuto.

La convinzione che la tecnologia non sia in grado di gestire le esigenze di riconciliazione è un altro blocco significativo per alcune aziende. Circa il 44% dei dirigenti intervistati da Aberdeen Group ritiene che la complessità e la scala dei loro dati non siano in grado di essere gestiti da un sistema automatizzato. Allo stesso modo, il 44% sostiene che il cambiamento dei sistemi non supera il rischio di interrompere i processi esistenti.

Naturalmente, si tratta di convinzioni errate, in quanto l'ottimizzazione della riconciliazione aumenterà l'efficienza operativa e finanziaria. Anche la tecnologia non è più un possibile ostacolo all'adozione come un tempo. La tecnologia predisposta dai moderni fornitori di servizi di pagamento è più che in grado di gestire i dati delle aziende più complesse e di presentarli nel modo che l'azienda richiede. Inoltre, grazie alla possibilità di codificare con le API, queste soluzioni di pagamento rendono più facile ed economico ottenere significativi aumenti di prestazioni. Inoltre, l'automatizzazione del processo di riconciliazione ti permette di sbloccare dati di pagamento e reportistica molto interessanti.

Fai della riconciliazione automatizzata dei pagamenti un'area prioritaria di modernizzazione della tua azienda

La riconciliazione è troppo spesso considerata un'attività contabile di scarso valore: qualcosa che ogni azienda deve fare, ma che pochi considerano un modo per migliorare le performance della propria azienda. Questo è un errore. Come abbiamo visto, la riconciliazione dei pagamenti è una funzione aziendale fondamentale che può essere estremamente vantaggiosa se eseguita con diligenza e con una visione strategica dei dati relativi ai pagamenti. Le aziende, per essere o rimanere all'avanguardia, dovrebbero modernizzare questo processo e utilizzarlo come un ulteriore strumento per ridurre i costi, attenuare i rischi e favorire la crescita.

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